SIM (Sistem Informasi Manajemen)

 1. Pengertian SIM (Sistem Informasi Manajemen)

Sistem Informasi Manajemen merupakan jaringan prosedur pengolahan Data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan Data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data-Data tersebut diolah oleh manajemen untuk menjadi sebuah Informasi.

Sistem Informasi manajeman kalau kita gambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari Informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber Informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari.
Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem Informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya Informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sebuah Sistem Informasi Manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted ) untuk menyajikan Informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras ( hardware ) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “Data base”.

1.1. Keterkaitan dengan Data, Informasi, dan Teknologi

Tanpa adanya sistem Informasi manajemen kegiatan organisasi tidak akan bisa berjalan secara maksimal karena sistem Informasi manajemen itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka sistem Informasi manajemen itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Sistem Informasi Manajemen sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan Data, dan menyajikan Informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem Informasi manajemen berperan dalam membantu tugas-tugas manajemen, mulai dari proses planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (penggerakkan), hingga controlling (pengawasan). Sistem ini memberikan kemudahan dalam menyediakan Data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.

Sedangkan kaitannya dengan Teknologi yang dimaksud disini adalah semua yang termasuk dalam infrastruktur sistem Informasi, termasuk perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang digunakanbersama-sama pada proses oprasional lembaga pendidikan. Pemanfaatan Teknologi bertujuan untuk terciptanya sistem yang terintegrasi dengan biaya yang relatif terjangkau, untuk biaya oprasional, pengembangan, maupun biaya pemeliharaan baik dalam jangka waktu panjang, menengah, maupun jangka waktu pendek.

2. Penggunaan TIK dalam bidang pendidikan (urgen)

TIK mempunyani peran yang luar biasa dalam bidang pendidikan. Berbagai perangkat lunak seperti microsoft office atau OpenOffice memudahkan para pelajar dalam negerjakan tugas, seperti laporan praktikum dan artike, juga ketika mempresentasikan tugas di kelas.

Sistem pengajaran berbasi multimedia (Teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video) mampu membuat penyajian suatu topik bahasan menjadi menarik, tidak monoton dna mudah dicerna. Seorang murid atau mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu secara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi program yang berbasis multimedia. Dengan sentuhan Teknologi komputer, berbagai pelajaran yang sering dianggap sulit, seperti fisika ataupun matematika, dapat disajikan dengan cara yang menarik sehingga siswa menyenangi sekaliugus memahaminya dengan lebih mudah. Teknologi berbasis flash biasa digunakan untuk keperluan ini. Bahkan yang namanya belajar bahasa asing pun bisa dilakukan dengan menggunakan komputer.

Berbagai program pembelajaran bahasa asing yang dikemas dalam bentuk CD maupun mengevaluasi ucapan pembelajar. Program bisa mengomentari lafal pembelajar, sesuai dengan penutur asli atau tidak. Karean tidak berinteraksi dengan orang lain, seseorang yang sedang belajar bahasa asing tidak merasa malu mengucapkan kata-kata secara salah. Tanpa terasa mereka pun menguasai cara melafalkan kata-kata tersebut.

Agar proses belajar berlangsung menarik, program bisanya memadukan pendidikan dengan hiburan. konsep ini melahirkan perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment, yang merupakan perpaduan antara education dan entertainement.

Teknologi internet ikut berperan dalam neciptakan e-learning atau pendidikan jarak jauh. Belajar tidak lagi harus dilakukan di kelas, tetapi dari mana saja, sepanjang komputer yang digunakan bisa terhubung ke internet. Bahkan, seseorang bisa kuliah di universitas yang berada di negara lain tanpa harus tinggal di negara bersangkutan.

Berkat internet pula, berbagai buku dalam bentuk digital atau yang diebut sebagai e-book ataupun beragam hasilnya penelitian bisa diperoleh dengan mudah sehingga memudahkan setiap oerang yang bermaksud mencari atau mengembangkan pengetahuan.

2.1. Keunggulan dan kelemahan

Keunggulan :

1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

Kelemahan :

1. Kemajuan TIK juga akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI) karena semakin mudahnya mengakses Data menyebabkan orang yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.

2. Walaupun sistem administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah, akan tetapi jika terjadi suatu kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat fatal.

3. Salah satu dampak negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan berkonsentrasi dalam waktu yang singkat (short span of attention).

3. Contoh penerapan SIM dalam bidang pendidikan, (Implementasi, Konsekuensi, peningkatan dan penyempurnaan)

Berangkat dari sebuah permaasalahan yang sering dihadapi oleh lembaga pendidikan sehingga membutuhkan SIM diantaranya adalah Data pendaftaran siswa baru, Data alumni atau lulusan, Data siswa pindahan, pengelolaan keuangan, kegiatan proses pembelajaran, pengelolaan perpustakaan, administrasi kepegawaian yang meliputi Data guru dan karyawan maupun Data mutasi guru, kegiatan ekstra dan intra kurikuler siswa, hubungan dengan Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Dinas Pendidikan Provinsi serta hubungan kemitraan dengan dunia usaha dan industri. Dengan adanya SIM (Sistem Informasi Manajemen) maka manajemen pendidikan di sekolah dapat dilakukan dengan lebih mudah terkontrol. Hal ini akan lebih baik jika SIM dirancang sesuai dengan standar Jardiknas.

Penggunanan SIM dalam dunia pendidikan sudah tidak bisa ditawar-tawar lagi karena pesatnya pekembangan tekologi. E-Commerce, E-Government, E-Education, E-Library dll yang berbasis elektronika. Sehingga SIM Pendidikan menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan Sistem Informasi Manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Dengan cara sebagai berikut:

1) Perencaan Strategik : • Penetapan tujuan organisasi • Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman umum yang mengarahkan alur untuk organisasi.
2) Pengendalian Manajemen : • Teknik perolehan, lokasi pabrik, produk baru • Pemakaian anggaran, laporan, perbedaan
3) Pengendalian Operasional : • Pendayagunaan fasilitas dan sumber daya yang ada untuk menyelenggarakan kegiatan.

Tetapi semua itu tidak dapat berjalan sebagaimana yang kita inginkan jika system manajemen pada suatu pendidikan tidak diperhatikan lebih. Dalam konteks ini kita membutuhkan SIM untuk menghasilkan manajemen yang baik, karena dengan komputerisasi dapat mempermudah kita dalam mencari Data” yang kita butuhkan, sebenarnya kita sudah dimanjakan untuk mendapatkan Data-Data yang begitu mudah. tapi terkadang kurangnya Informasi yang dimiliki suatu institusi tentang beberapa Sistem, seperti:SIM. padahal jika kita menggunakan SIM manajemen kita jadi lebih tercontrol dengan baik karena di dalam SIM terdapat: Reading (membaca)‏, Input Imasukan)‏, Output (keluaran)‏, Sorting (menyortir)‏, Transmiting (memindahkan)‏, Calculating (menghitung)‏, Comparing (membandingkan)‏, dan Storing (menyimpan, Yang akhirnya membuat manajemen pada suatu lembaga pendidikan dapat berjalan secara harmoni jika kita mengimplementasikan hal-hal diatas.

Banyak lembaga pendidikan dan pendidikan itu sendiri telah mendapat manfaat dari perkembangan Teknologi ini. Dengan kemajuan perkembangan pendidikan di Indonesia, baik dari aspek administrasif atau Teknologi, maka proses pelayanan pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung. Salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi Teknologi Informasi dalam bidang Sistem Informasi Manajemen pendidikan. Oleh karenanya lembaga pendidikan dituntut untuk cepat tanggap merespon costumer(peserta didik dan masyarakat) dengan memberikan Informasi yang mudah diakses, cepat serta transparan. 

Solusi sederhananya adalah dengan membuat web blog. Web blog adalah website pribadi yang menampilkan Informasi, ide, dokumen maupun link intenet yang gratis, seperti:blogspot,tumblrn dan wordpress. Pada perkembangannya blog juga dapat dijadikan sarana promosi barang atau jasa, karena blog mempunyai sifat open source jadi siapaun boleh mengembakannya dan bebas mengubah” feature serta contentnya sesuai dengan yang kita inginkan hingga menghasilkan sesuatu yang menarik. Kelebihannya antara lain satu posting blog dapat dibaca oleh pengunjung blog yang tak terbatas dan dapat memberikan respon terhadap posting blog melalui koment yang dapat dituliskan pada blog tersebut, yang akhirnya dapat membangun wawasan kita pribadi sesuai dengan yang kita harapkan. Lembaga pendidikan dapat menekan biaya pembuatan website, aplikasi web serta hal-hal yang rumit tentang HTML yang kurang dipahami oleh staff lembaga pendidikan. Tidak akan ada lagi brosur yang terbuang percuma serta tidak perlu keahlian khusus untuk memposting artikel atau membuat blog. Bila lembaga pendidikan mempunyai modal yang cukup besar bisa ditambah dengan pembuatan website sekaligus aplikasi E-Learning bagi peserta didiknya, karena dengan Electronic Learning kita dapat mengaksesnya dengan mudah melalui internet dan siswapun lebih mudah untuk belajar karena guru cukup menguploud materi atau tugasnya melalui Internet. Dengan demikian maka Informasi yang ditampilkan akan lebih cepat, akurat, efisien serta ekonomis sehingga anggaran dapat digunakan untuk keperluan lain yang lebih bermanfaat.

Buat satu contoh kasus Pendekatan Sistem pada perusahaan yang memerlukan solusi untuk pengembangan sistem, kondisi sistem ke sistem yang diinginkan (mengacu pada SIM):

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan Informasi di gunakan dalam membuat keputusan. Informasi di sajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah Informasi. Porsi komputer untuk mengolah Informasi terdiri dari area aplikasi berbasis komputer-SIA,SIM,DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan istilah Sistem Informasi Manajemen(SIM) untuk menggambarkan hal apa saja yang harus kita lakukan untuk mengatur manajemen yang baik pada suatu system dengan cara sebagai berikut:

1. Planning. Manager merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan.
2. Organizing. Kemudian, mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut.
3. Staffing. Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan.
4. Directing. Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana.
5. Controlling. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Setelah kita melakukan hal” diatas kita dapat menentukan hal apa yg lebih diprioritaskan untuk dimulai terlebih dahulu agar system manajemen pada suatu perusahaan berjalan secara seimbang, dengan cara menyeleksi tetapi disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, maka akan menghasilkan manajemen yang baik. jika sudah diseleksi maka kita dapat melakukan langkah pertama yang akan kita lakukan dengan cara menyusunnya secara sistematis tetapi berdasarkan dari 5 cara tersebut.

________
Lihat pula : Sim 1, Sim 2, Sim 3

______________________________________